Làm thế nào để sắp xếp hồ sơ văn phòng hiệu quả?

Hệ thống hồ sơ văn phòng là tổng hợp toàn bộ những tài liệu quan trọng, được thống kê theo thời gian của một doanh nghiệp cụ thể. Vì vậy, việc sắp xếp có tổ chức, và kỹ lưỡng sẽ đảm bảo cho quá trình tìm kiếm dữ liệu, báo cáo dễ dàng hơn. Cùng tham khảo ngay bài viết sau để nắm được một số mẹo hay khi quản lý hồ sơ, văn bản. 

Quy trình để sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học

Sau đây là quy trình tham khảo để có thể tiến hành quản lý, lưu trữ hồ sơ có hiệu quả tại các doanh nghiệp. Cụ thể là:

Lên danh sách tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ

Đầu tiên, cá nhân phụ trách sắp xếp hồ sơ văn phòng phải tiến hành lên danh mục, ghi chú rõ những tài liệu quan trọng cần lưu trữ và bảo. Điều này sẽ hạn chế sai sót tối đa số lượng hồ sơ cần thu thập trong quá trình xử lý thông tin của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần phải thường xuyên cập nhật danh mục này theo kỳ, có thể là 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm để mọi dữ liệu đều được đảm bảo ở mức chính xác nhất. 

Phân loại và sắp xếp hồ sơ lữu trữ thường dùng/dài hạn

Quá trình phân loại hồ sơ cần căn cứ trên đặc trưng, mức độ sử dụng thường xuyên để chia thành các nhóm, khối hoặc đơn vị nhỏ hơn. Nhờ vậy, công tác quản lý có thể diễn ra dễ dàng, hiệu quả nhất. Hai tiêu chí cơ bản nhất cần phải hướng đến là tính triệt để và tính khoa học, nhằm đạt được yêu cầu về sự logic và thống nhất trong hoạt động lưu trữ hồ sơ. Hiện tại, có 3 nguyên tắc sắp xếp cơ bản, bao gồm:

• Sắp xếp theo thời gian: Cần dựa trên thời gian trước, sau để tiến hành hoàn thiện hồ sơ và sắp xếp theo trình tự. Lưu ý, cần chú trọng và quan tâm đến thời điểm mà số lượng tài liệu được cập nhật thêm, để tránh sai sót. 
• Sắp xếp theo mẫu tự: Nhiều doanh nghiệp hiện nay gần như không áp dụng hình thức này bởi sự bố trí và sắp xếp tài liệu khá bị động, thiếu sự linh hoạt và gây khó khăn cho quá trình tìm kiếm. 
• Sắp xếp theo tính chất: Hình thức này sẽ đảm bảo hồ sơ văn phòng được lưu trữ theo mục riêng, thuận tiện cho quá trình quản lý, bổ sung và xử lý trong dài hạn. 

Xác định khoảng thời gian bảo quản hồ sơ

Theo quy định của Nhà nước, có hai hình thức lưu trữ và bảo quản hồ sơ cho doanh nghiệp bao gồm:

• Bảo quản hồ sơ có thời hạn: Theo quy định, khi hết thời hạn bảo quản, toàn bộ thủ tục, tài liệu sẽ được tiến hành rà soát, kiểm tra lần cuối và quyết định giữ lại/tiêu hủy
• Bảo quản hồ sơ vĩnh viễn: Luôn được lưu trữ tại hệ thống văn phòng của cơ quan, sau đó  tiến hành lựa chọn nộp và lưu trữ lịch sự theo đúng thời gian quy định. 

Chọn loại kệ hồ sơ chính hãng, cấu trúc hợp lý

Với những thiết kế có sự đa năng và tính linh hoạt cao thì nên được ưu tiên sử dụng cho hoạt động sắp xếp và lưu trữ hồ sơ văn phòng có tổ chức, khoa học. Hãy lựa chọn những kiểu dáng tinh tế, màu sắc phù hợp với không gian, nhằm tạo nên một cơ sở vật chất hài hòa, chất lượng nhất. Bên cạnh đó, phải ưu tiên những dòng kệ tiết kiệm tối đa diện tích lưu trữ 

Sắp xếp hồ sơ văn phòng, tài liên lên kệ, giá

Trước khi đặt các bộ hồ sơ lên kệ, cần tiến hành phân chia khu vực hợp lý và khoa học. Cụ thể là, các loại tài liệu phân theo thời gian, chữ cái và đặc điểm sẽ được sắp xếp ở các khu vực, dãy riêng. Nhờ vậy, quá trình tìm kiếm sẽ dễ dàng và chính xác hơn. Ngoài ra, khi tiến hành thanh tra, kiểm tra thì lượng tài liệu, chứng từ sẽ được báo cáo chặt chẽ và hiệu quả nhất. 

Cách chọn bìa hồ sơ lưu trữ chất lượng

Tại các văn phòng doanh nghiệp hiện nay, số lượng các bộ phận lưu trữ bìa hồ sơ văn phòng khá nhiều và đa dạng. Một số dòng nổi bật có thể kể đến như là bìa còng, bìa nhựa, bìa hộp, bìa accor, bìa lỗ, và bìa lá. Tuy nhiên, cần dựa trên số lượng, tính chất và yêu cầu của từng bộ phận lưu trữ hồ sơ để lựa chọn sản phẩm cho phù hợp. Cụ thể đối với một số chuyên môn như kiểm toán, kế toán, kho, bán hàng,…. thì nên ưu tiên bìa có độ chắc chắn cao, vật liệu nhẹ và dễ di chuyển linh hoạt. 

Bài viết trên đây giới thiệu thông tin quy trình sắp xếp hồ sơ văn phòng có hiệu quả và khoa học. Mọi người có thể tham khảo để giúp ích cho quá trình quản lý tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp, công ty. Nếu muốn tham khảo thêm thông tin về các loại bìa lưu trữ hồ sơ, truy cập ngay vào website http://vanphongphamtriminh.com/  của Văn phòng phẩm Trí Minh để biết được giải đáp thắc mắc và báo giá chính xác.